Política de tratamiento y protección de datos personales

Mediante el presente documento, la sociedad MERCADEO Y MODA S.A.., en adelante la “Compañía”, dando cumplimiento a los presupuestos normativos señalados en la Constitución Política de la Republica de Guatemala y las demás normas concordantes sobre la materia, se permite implementar su Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”).

Para estos efectos, es importante tener en cuenta que la Compañía, se caracteriza por ser una sociedad de carácter comercial domiciliada en Guatemala, Guatemala dedicada, tal y como se dispone en su objeto social a: ” la compra, venta, distribución directa o a través de terceros, exportación, producción y mercadeo de textiles, calzado, confecciones, alimentos, licores, materia prima pala la confección, y en general, los denominados varios en esta clase de negocios, la producción, formación y funcionamiento, directamente o a través de terceros, de establecimientos con esos fines y la asociación o inversión en sociedades que desarrollen cualquier tipo de actividad; entre otras”

En razón de lo anterior, atendiendo a lo determinado por el objeto social de la Compañía y en desarrollo de sus facultades, es posible determinar que existen datos personales que componen Banco de Datos de propiedad de la Compañía, los cuales son tratados según los lineamientos consagrados en el marco legal vigente aplicable en Guatemala.

Por todo lo anterior, la Política será aplicada tanto para proteger los datos personales y la información transaccional que actualmente trate la Compañía, como para proteger los que en un futuro se puedan llegar a tratar por parte de ésta, en medio del desarrollo de su actividad económica.

MERCADEO Y MODA S.A., sociedad legalmente constituida bajo las leyes de la República del Guatemala e identificada con RUC Nro. 119644541, domiciliada en el departamento de Guatemala, con línea telefónica +57 320 695 0525 y correo electrónico contacto@ae.com.gt.

Para efectos de la Política, la Compañía actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de los titulares, por tal motivo, la Política tiene como objetivo principal la definición y posterior determinación de todos los temas relativos a los procedimientos, los principios y las políticas de seguridad según los cuales, la Compañía garantizará el adecuado tratamiento de los datos personales que sean recolectados en desarrollo de su objeto social.

La Política fue elaborada dando estricto cumplimiento a todo lo dispuesto por la normatividad vigente sobre la materia, de esta manera, el presente documento cumple lo dispuesto en la Constitución Política y la normativa concordante en especial el Decreto Número 57-2008 Del Congreso De La República De Guatemala, y en las demás normas que en un futuro puedan llegar a modificar, regular o adicionar la normatividad aplicable en materia de Protección de Datos Personales.

Tal y como lo disponen el artículo 9 de la Decreto Número 57-2008 Del Congreso De La República De Guatemala:

1. Datos personales: Los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales identificadas o identificables.

2. Datos sensibles o datos personales sensibles: Aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o actividad, tales como los hábitos personales, de origen racial, el origen étnico, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos, preferencia o vida sexual, situación moral y familiar u otras cuestiones íntimas de similar naturaleza.

3. Derecho de acceso a la información pública: El derecho que tiene toda persona para tener acceso a la información generada, administrada o en poder de los sujetos obligados descritos en la presente ley, en los términos y condiciones de la misma.

4. Habeas data: Es la garantía que tiene toda persona de ejercer el derecho para conocer lo que de ella conste en archivos, fichas, registros o cualquier otra forma de registros públicos, y la finalidad a que se dedica esta información, así como a su protección, corrección, rectificación o actualización. Los datos impersonales no identificables, como aquellos de carácter demográfico recolectados para mantener estadísticas, no se sujetan al régimen de hábeas data o protección de datos personales de la presente ley.

5. Información confidencial: Es toda información en poder de los sujetos obligados que, por mandato constitucional, o disposición expresa de una ley tenga acceso restringido, o haya sido entregada por personas individuales o jurídicas bajo garantía de confidencialidad.

6. Información pública: Es la información en poder de los sujetos obligados contenida en los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico y que no sea confidencial ni estar clasificado como temporalmente reservado.

7. Información reservada: Es la información pública cuyo acceso se encuentra temporalmente restringido por disposición expresa de una ley, o haya sido clasificada como tal, siguiendo el procedimiento establecido en la presente ley.

8. Máxima publicidad: Es el principio de que toda información en posesión de cualquier sujeto obligado, es pública. No podrá ser reservada ni limitada sino por disposición constitucional o legal.

9. Seguridad nacional: Son todos aquellos asuntos que son parte de la política del Estado para preservar la integridad física de la nación y de su territorio a fin de proteger todos los elementos que conforman el Estado de cualquier agresión producida por grupos extranjeros o nacionales beligerantes, y aquellos que se refieren a la sobrevivencia del Estado-Nación frente a otros Estados.

Se advierte que las definiciones incluidas en esta Política fueron tomadas de la normatividad vigente a la fecha, en la cual se regula la debida protección de datos personales de las personas naturales frente a la circulación y tratamiento de los mismos.

En virtud de lo dispuesto por la normatividad vigente, la Compañía ha incorporado a la Política, los principios generales relativos al tratamiento de datos personales. De esta manera, estos principios ostentan una aplicación general que abarca de manera transversal todo el contenido de la Política.

Los Banco de Datos y la Política tendrán un período de vigencia indeterminado, de conformidad con la duración del objeto social de la Compañía.

La Política aplicará para el tratamiento de los Bancos de Datos en las cuales la Compañía tenga la calidad de Responsable y/o Encargado, a partir de la fecha de su publicación, dejando sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias.

Dado lo anterior, toda situación que no se encuentre revista en la Política, se reglamentará de acuerdo a la Constitución Política, y la demás normatividad aplicable sobre la materia.

La Compañía tendrá los siguientes deberes en su calidad de Responsable del Tratamiento, los cuales se desprenden de la legislación aplicable en la materia, sin perjuicio de todos los otros deberes previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regularla.

a) Efectuar el tratamiento de datos personales, solo previo consentimiento informado, expreso e inequívoco del titular de los datos personales.
b) No recopilar datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
c) Recopilar datos personales que sean actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados, con relación a finalidades determinadas, explícitas y lícitas para las que se hayan obtenido.
d) No utilizar los datos personales objeto de tratamiento para finalidades distintas de aquellas que motivaron su recopilación, salvo que medie procedimiento de anonimización o disociación.
e) Almacenar los datos personales de manera que se posibilite el ejercicio de los derechos de su titular.
f) Suprimir y sustituir o, en su caso, completar los datos personales objeto de tratamiento cuando tenga conocimiento de su carácter inexacto o incompleto, sin perjuicio de los derechos del titular al respecto.

Para el cumplimiento de su objeto social, la Compañía, podrá encargar el Tratamiento de los datos personales que posea a un tercero, con el fin que éste último realice las gestiones de comunicación, promoción, mercadeo, notificación, actualización de datos, planes de fidelización, programas y proyectos especiales que permitan, entre otras, el cumplimiento de las siguientes finalidades tanto por medios físicos como digitales:

• Celebración, suscripción o mantenimiento de relaciones contractuales con los Titulares.
• Tratamiento de información requerida en materia laboral y societaria de la Compañía.
• Información de carácter confidencial, privacidad y no divulgable.
• Cumplimiento de la finalidad del servicio como proveedor.

Todo lo anterior, respetando siempre las finalidades que el Titular de la información haya autorizado a la Compañía o autorizadas por ministerio de la Constitución y las leyes.

Conforme la Ley aplicable a la protección de datos personales, los siguientes son los derechos de los Titulares que hayan autorizado el Tratamiento de sus datos a la Compañía:

a) A ser informado en forma detallada, sencilla, expresa, inequívoca y de manera previa a la recopilación de sus datos personales, sobre la finalidad para la que estos serán tratados; quiénes son o pueden ser sus destinatarios, la existencia del banco de datos en que se almacenarán, así como la identidad y domicilio de su titular y, de ser el caso, del o de los encargados del tratamiento de sus datos personales;
b) A obtener la información que sobre sí mismo sea objeto de tratamiento en bancos de datos de administración pública o privada, la forma en que sus datos fueron recopilados, las razones que motivaron su recopilación y a solicitud de quién se realizó la recopilación, así como las transferencias realizadas o que se prevén hacer de ellos.
c) A la actualización, inclusión, rectificación y supresión de sus datos personales materia de tratamiento, cuando estos sean parcial o totalmente inexactos, incompletos, cuando se hubiere advertido omisión, error o falsedad, cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a la finalidad para la cual hayan sido recopilados o cuando hubiera vencido el plazo establecido para su tratamiento.
d) A impedir que estos sean suministrados sus datos personales, especialmente cuando ello afecte sus derechos fundamentales.
e) Cuando no hubiera prestado consentimiento, el titular de datos personales puede oponerse a su tratamiento cuando existan motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal.
f) Presentar ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, las acciones dispuestas en la Ley No. 29733 de 03 de Julio de 2011 Dictada por el Congreso de la República, para la protección de sus datos personales.

La Compañía reconoce que los datos personales que se encuentran en sus Banco de Datos pertenecen al Titular que autorizó su Tratamiento.

El Titular puede autorizar a la Compañía que ésta ejecute el Tratamiento de sus datos personales a través de diferentes medios, entre ellos se encuentran los siguientes:

• Documentos físicos;
• Documentos Electrónicos;
• Mensaje de datos;
• Internet, Sitios Web;
• Cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del Titular mediante conductas inequívocas a través de las cuales sea posible concluir que de no haberse surtido la misma por parte del Titular, o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la Base de Datos.

El consentimiento será solicitado por la Compañía de manera previo al Tratamiento de los datos personales

La Compañía realiza la recolección de Datos Personales por los mecanismos que se enuncian y definen a continuación:

• Virtual: Mecanismo a través del cual, la Compañía, utilizando medios tecnológicos no presenciales habilitados previamente (Pagina Web y Cuentas Oficiales en Redes Sociales), recolecta datos personales, de acuerdo con los formatos establecidos.
• Escrito: Es el medio a través del cual, de manera física y presencial, la Compañía en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de datos personales, mediante la información suministrada en documentos de constitución o modificación de la composición accionaria de la sociedad, en contratos con Proveedores, en contratos con empleados, en hojas de vida de candidatos y en formularios de captación en establecimientos propios u operados por terceros.

En desarrollo de los principios de protección de habeas data, la recolección de datos personales se realizará limitándose a aquellos que son pertinentes y adecuados para el propósito para el cual son recolectados o requeridos por la Compañía.

La Compañía actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales y de Información Transaccional, obtiene de los Titulares de los datos su Autorización clara, expresa, previa, informada y exenta de vicios, mediante formularios físicos y electrónicos, formatos de recolección de datos y/o a través de los demás medios que disponga o pueda disponer para tal efecto.

Para lo anterior, la Compañía solicitará a los Titulares de los datos personales y la Información Transaccional, su Autorización, informando a éste la finalidad sobre la cual se proporcionará el Tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, excepto en los casos expresamente autorizados determinados por Ley, los cuales se encuentran regulados en el artículo 32 del Decreto Número 57-2008 Del Congreso De La República De Guatemala

Todos los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar su Autorización otorgada a la Compañía para el Tratamiento de sus datos personales e incluso solicitar a la Compañía la supresión o eliminación de sus datos personales contenidos en sus Bases de Datos. Lo anterior, siempre y cuando dicha conducta no contravenga una disposición legal o contractual vigente.

La Compañía garantizará al Titular el fácil acceso a estas solicitudes, estableciendo mecanismos sencillos y simples que permitan al Titular revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el cual él los otorgó inicialmente.

Para el anterior procedimiento, deberá tenerse en cuenta por parte del Titular que, la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total o parcial en relación con las finalidades autorizadas. (i) Si se revoca totalmente, la Compañía deberá cesar cualquier actividad de Tratamiento de los datos suministrados por el Titular; por el contrario (ii) si se revoca parcialmente únicamente frente a ciertos tipos de Tratamiento, la Compañía cesará el tratamiento sobre las finalidades que expresamente fueron revocadas por el Titular. En este último caso, la Compañía podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines que no fueran revocados.

Todo Tratamiento sobre los datos de los Titulares con los cuales la Compañía tuviere establecida una relación como Responsable del Tratamiento y de la Información Transaccional para la oferta de servicios de valor agregado, será realizado por la Compañía con base en las prescripciones realizadas en la Constitución y la Ley en lo que le sea aplicable, y en general para el cumplimiento de su objeto social.

En todo caso, la Compañía recolectará y tratará los datos personales de los Titulares, con el propósito de ejecutar ciertas finalidades

En el Tratamiento de datos personales, la Compañía asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, y adolescentes). Por este motivo, en caso de presentarse alguna recolección de datos personales correspondientes a este tipo de personas, se dará de acuerdo con lo regulado en la materia en La Constitución y demás normativas aplicables, siempre como fundamento el respeto a los derechos de los menores

La Compañía conoce que realiza Tratamiento sobre datos personales que revisten la calidad de sensibles, por lo que asegurará que al momento de la recolección de datos personales correspondientes a este tipo, dará cumplimiento a lo señalado en el Artículo 31° del Decreto 57-2008 de 2008 y las demás disposiciones concordantes sobre la materia.

Para la atención de consultas y reclamos relativos al Tratamiento de Datos Personales, podrán formularse a través de los siguientes Canales Oficiales de atención:

a) Línea Whatsapp +57 320 695 0525, Guatemala, Guatemala.
b) Enviando un mensaje al correo electrónico datospersonales@ae.com.gt
c) Diligenciando el formulario de peticiones, quejas y reclamos disponible en la tienda online https://www.ae.com.gt/

Cuando el Titular de los datos personales pretenda rectificar, actualizar, suprimir alguno de sus datos, revocar su Autorización o conocer, acceder a la información, el área de Servicio al Cliente resolverá su reclamo o consulta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al solicitante tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La Compañía dará respuesta a las consultas y reclamos de los Titulares, dentro de los términos establecidos en esta Política, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a discreción de la Compañía la decisión sobre a cuál dirección enviar la respuesta.

De conformidad con las normas aplicables a la materia, se encuentran legitimados para radicar una consulta o un reclamo ante la Compañía, las siguientes personas:

• Los Titulares de los datos personales.
• Los causahabientes de los Titulares.
• Los representantes legales.
• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

La Compañía actualizará sus Banco de Datos de manera permanente.

La Compañía, puede transmitir o transferir de manera parcial o total los Datos Personales y la información transaccional a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita Autorización de su Titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos normativos consagrados en la legislación Nacional de Guatemala, mediante la suscripción de Acuerdos de Transferencia y Tratamiento de Datos Personales.

La Compañía cuenta con una Política de Seguridad de la Información, la cual hace parte integral de esta Política.

Toda modificación a lo dispuesto en esta Política, pasará por un proceso de discusión y decisión conjunta al interior de la compañía

Toda modificación que cumpla el procedimiento previamente determinado, entrará hacer parte de la presente Política y por lo tanto será de obligatorio e inmediato cumplimiento.

La presente Política regirá a partir de la fecha de su publicación y dejará sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Todo elemento sobre objeto de la presente Política que no se encuentre contenido en la misma, se reglamentará de acuerdo a o consagrado en las leyes y la constitución de acuerdo con el tema